Steuerrecht · Stand 24.08.2026

Die E-Rechnung kommt.
Für alle Unternehmen.

Ab 2027 müssen immer mehr Firmen ihre Rechnungen in einem besonderen elektronischen Format verschicken – Papier und normale PDF reichen dann nicht mehr. Hier erfahren Sie in einfachen Worten, was das genau bedeutet, wann es Sie betrifft und was jetzt zu tun ist.

Bin ich betroffen? Zur Checkliste

Alle Angaben beruhen ausschließlich auf offiziellen Quellen (Gesetzestexte, BMF-Schreiben, EU-Recht) – vollständige Liste am Ende der Seite.

2025 Seit dem 1. Januar: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme.
2027 Ab dem 1. Januar: Ausstellungspflicht für Firmen mit über 800.000 € Umsatz in 2026.
2028 Ab dem 1. Januar: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen im B2B-Bereich.
Grundlagen

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Der Begriff wird oft missverstanden. Eine E-Rechnung ist deutlich mehr als „eine Rechnung, die per E-Mail kommt".

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Das heißt: Ein Computer muss die Rechnung automatisch lesen und verarbeiten können – nicht nur ein Mensch. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Das gilt als E-Rechnung

XRechnung & ZUGFeRD

In Deutschland üblich sind zwei Formate:

  • XRechnung – eine reine XML-Datei, für Menschen nicht direkt lesbar.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).

Wichtig: Bei ZUGFeRD zählt laut BMF immer der strukturierte XML-Teil – nicht das sichtbare PDF-Bild.

Das reicht NICHT

Normale PDF, Papier, Foto

Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung.

Sie gilt rechtlich nur als sogenannte „sonstige Rechnung" – genau wie eine Papierrechnung oder ein eingescanntes Bild.

Fahrplan

Der Zeitplan im Überblick

Die Pflicht kommt nicht auf einmal, sondern stufenweise – geregelt in § 27 Abs. 38 UStG.

Seit 01.01.2025

Empfangspflicht für alle

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können – ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür.

Bis 31.12.2026

Übergangszeit beim Ausstellen

Firmen dürfen beim Versenden noch Papierrechnungen oder andere Formate wie PDF nutzen. Andere elektronische Formate aber nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Ab 01.01.2027

Pflicht für größere Unternehmen

Firmen mit einem Gesamtumsatz von über 800.000 € im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Firmen dürfen noch bis 31.12.2027 „sonstige Rechnungen" nutzen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).

Ab 01.01.2028

Pflicht für alle im B2B-Bereich

Ab jetzt gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Das EDI-Verfahren bleibt unter bestimmten Bedingungen weiter nutzbar (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Ab 01.07.2030

EU-weite Meldepflicht (ViDA)

Für grenzüberschreitende EU-B2B-Umsätze gilt dann zusätzlich eine verpflichtende E-Rechnung plus ein nahezu echtzeitnahes digitales Meldesystem. Die bisherige Zusammenfassende Meldung entfällt. Mitgliedstaaten mit eigenen nationalen Systemen müssen bis 1.1.2035 angleichen.

Für Sie geprüft

Bin ich betroffen?

Empfangen und Ausstellen werden rechtlich unterschiedlich behandelt.

📥 Empfangen – betrifft alle

  • Seit 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
  • Gilt auch für Kleinunternehmer, Heilberufe, Vereine und Firmen ohne Vorsteuerabzug.
  • Ein normales E-Mail-Postfach reicht aus, so das BMF.
  • Ausdrucken und Abheften reicht nicht – die Datei muss unveränderbar digital aufbewahrt werden.

📤 Ausstellen – gestaffelt nach Umsatz

  • Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € → Pflicht ab 1.1.2027.
  • Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € → Pflicht ab 1.1.2028.
  • Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG – also inklusive B2C-Anteil, nicht nur der B2B-Umsatz.
  • Beispiel: Ein Handwerker mit 920.000 € Gesamtumsatz 2026 (davon nur 720.000 € B2B) fällt trotzdem unter die 2027er-Pflicht.
Ausnahmen

Wer die E-Rechnung nicht ausstellen muss

Einige Rechnungsarten sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit.

Konsequenzen

Was passiert, wenn ich nichts tue?

Zwei Risiken sind laut BMF und Gesetz besonders relevant.

Verlust des Vorsteuerabzugs

Während der Übergangszeit versagt die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht allein wegen des falschen Formats, sofern der Empfänger gutgläubig davon ausgehen durfte, dass die Übergangsregel gilt. Nach Ende der Übergangsfristen berechtigt eine reine PDF dort, wo die E-Rechnung Pflicht ist, grundsätzlich nicht mehr zum Vorsteuerabzug – erst nach Berichtigung durch eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Bei Hybridformaten zählt der XML-Teil: Ein korrekt aussehendes PDF hilft nicht, wenn im XML Pflichtangaben fehlen.

Bußgeld bis 5.000 €

Wer eine Rechnung nicht fristgerecht ausstellt – spätestens 6 Monate nach der Leistung –, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Nach § 26a Abs. 3 UStG kann das mit einer Geldbuße bis zu 5.000 € geahndet werden. Ob auch die Ausstellung im falschen Format (sonstige statt E-Rechnung) allein bußgeldbewehrt ist, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt – Vorsatz oder Leichtfertigkeit müsste ohnehin hinzukommen.

Archivierung

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

  • 8 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 14b Abs. 1 UStG) – verkürzt von zuvor 10 Jahren durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.
  • Mindestens der strukturierte XML-Teil muss unverändert im Originalformat und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
  • Der menschenlesbare PDF-Teil muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, z. B. Buchungsvermerke (BMF-Schreiben zur GoBD v. 14.07.2025).
  • Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist allein noch kein Verstoß, solange Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind – Ausdrucken statt Speichern reicht aber nicht.
Handlungsempfehlung

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Sieben Schritte, in zwei Etappen.

1Sofort – für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer

  • Empfang sicherstellen: Ein festes E-Mail-Postfach für Rechnungseingänge einrichten und Geschäftspartnern mitteilen.
  • Lese-/Prüftool bereitstellen: Ein Programm zum Öffnen von XRechnung/ZUGFeRD nutzen, z. B. das kostenlose Visualisierungstool über ELSTER.
  • Archivierung klären: XML-Original unveränderbar und GoBD-konform 8 Jahre speichern – nicht ausdrucken und Datei löschen.

2Bis Ende 2026 – vor allem bei Umsatz 2026 über 800.000 €

  • Ausstellung umstellen: Buchhaltungs-, ERP- oder Rechnungssoftware auf E-Rechnungs-Erstellung umstellen und mit echten Empfängern testen.
  • Ausgangsrechnungen validieren mit dem KoSIT-Validator, damit alle Pflichtangaben im XML korrekt sind.
  • Eingangsprüfung anpassen: Kreditorenbuchhaltung darauf schulen, den strukturierten XML-Teil zu prüfen – nicht nur die PDF-Ansicht.
  • Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren – das BMF misst ihr wachsende Bedeutung bei.

Wer wartet, riskiert nach Fristablauf den Verlust des Vorsteuerabzugs (bis zur Korrektur), verzögerte Zahlungen von Kunden, die keine ordnungsgemäße E-Rechnung erhalten, sowie Bußgelder. Da Software-Einführung und Tests Vorlauf brauchen, sollte die Umstellung nicht bis zum letzten Moment aufgeschoben werden.

Kurz & knapp

Häufige Fragen

Reicht eine PDF?

Ab dem jeweiligen Pflicht-Stichtag nicht mehr im B2B-Bereich. Eine PDF ohne strukturierten Datensatz gilt nur als „sonstige Rechnung".

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein (§ 34a UStDV) – aber empfangen können müssen Sie trotzdem.

Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden (B2C)?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen.

Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfangen?

Ja, laut BMF-FAQ genügt ein E-Mail-Postfach – eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

8 Jahre, das XML-Original unverändert und maschinell auswertbar.

Fragen zu Ihrer persönlichen Situation?

Diese Seite ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Wir prüfen gerne, was die E-Rechnungspflicht konkret für Ihr Unternehmen bedeutet.

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Transparenz

Quellen dieser Seite

Alle Angaben beruhen ausschließlich auf offiziellen Quellen. Stand: 24. August 2026.

Gesetze & Verordnungen

  • Wachstumschancengesetz – BGBl. 2024 I Nr. 108, verkündet 27.03.2024
  • § 14, § 14b, § 26a, § 27 Abs. 38 UStG
  • § 33, § 34, § 34a UStDV
  • Jahressteuergesetz 2024 – BGBl. 2024 I Nr. 387 (fügt § 34a UStDV ein)
  • Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (Verkürzung der Aufbewahrungsfrist)

BMF-Schreiben & FAQ

  • BMF-Schreiben v. 15.10.2024 – III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl 2024 I S. 1320
  • BMF-Schreiben v. 15.10.2025 – III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, BStBl 2025 I S. 1806
  • BMF-Schreiben zur GoBD v. 14.07.2025 – IV D 2 - S 0316/00128/005/088, BStBl 2025 I S. 1502
  • BMF-Schreiben v. 18.03.2025 (Kleinunternehmerregelung)
  • BMF-FAQ „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung"

EU-Recht (ViDA)

  • Richtlinie (EU) 2025/516, ABl. L v. 25.03.2025
  • Verordnung (EU) 2025/517
  • Durchführungsverordnung (EU) 2025/518
  • Beschluss ECOFIN-Rat v. 11.03.2025

Weitere offizielle Zusammenfassungen

  • Bayerisches Landesamt für Steuern
  • Finanzämter Nordrhein-Westfalen
  • Industrie- und Handelskammer (IHK)
  • Bundessteuerberaterkammer